Харингтън Емерсън
12 принципа на производителността (14)

Глава XIII

Единадесети принцип: писани стандартни инструкции

Стар е човешкият род, но развитието му е бавно. Никой не знае възрастта на човечеството. Френският, италианският и испанският език са произлезли от латински диалекти, като са се диференцирали още преди 24 века. Въпреки това те все още са толкова близки помежду си, че един образован чужденец, ако научи единия от тях, винаги може да чете и на останалите. А санскритският, гръцкият, латинският, келтският, немският и руският, които някога са произлезли от един общ език, толкова много са се отдалечили един от друг, като че ли за това разнообразно развитие са отишли петдесет хиляди години. Исторически Египет е най-старата държава, с най-древна култура, но в геоложко отношение неговата територия се отнася към най-младите: тя цялата е разположена в наносната делта на Нил. Двеста и петдесет хиляди години са били нужни, за да се създаде разликата между истинския човек и неговия прадядо, който по умственото си развитие не е стоял по-високо от шимпанзето. Ако се смятат по три поколения на столетие, човешкият род има зад себе си 7500 поколения. И трябва да се каже, че средният му прогрес на поколение съвсем не е голям.

Напредъкът на човечеството се забавя от две пречки: в сравнение с животните, птиците и особено с насекомите мозъкът на отделната човешка личност се развива много бавно. Двегодишното куче е много по-умно от петгодишното дете, а петгодишното куче е по-мъдро от човек на двадесет и пет години. Копринената буба, паякът, светулката, пчелата, мравката придобиват цялото си огромно жизнено умение за няколко седмици. По този начин огромното прогресивно развитие на насекомите се обяснява отчасти с бързото сменяне на поколенията, което още Дарвин посочваше, а отчасти и със скоростта на умствените процеси, скорост, която отговаря на краткотрайността на живота на отделното насекомо. Умствените способности на човека са високи, но те се използват лошо и всяко отиващо си поколение успява да предаде на своите потомци само нищожна част от придобития опит.

В границите на едно поколение е възможен един много бърз прогрес. Детето се ражда като животното, до пет години си остава дивак, а след това се превръща във варвар (какъвто повече или по-малко си остава до зряла възраст). Човек постепенно съзрява и се развива като културна личност. Ако се вгледаме в лудориите на студентите медици, можем само да се учудваме откъде се вземат нашите почитани и солидни лекари. И ако за преминаването от животинското състояние в полубожествено са достатъчни тридесет години, то цялата раса, преживяла 7500 пъти по 33 години, все още е много далеч от образеца. А защо нейното движение е така бавно? Нали в миналото човечеството е имало и високи идеали, и вождове с изключително здрав смисъл, като се започне от седемте гръцки мъдреци и се свърши с Франклин; имало е компетентни съветници, пророци, мъдреци и светии във всички векове; имало е дисциплина, дори сурова, жестока, убийствена дисциплина; имало е и справедливост, на която са ни учили Буда, Христос, св. Винцент и Елисавета Фризка; имало е отчет, чиито документи са изсичани върху каменни скрижали; имало е планове и разписания; условията и операциите така или иначе са се нормирали през всички векове. Но всичко това е ставало крайно несистемно, в резултат на случайни, трескави усилия — и от всичко това е останало толкова малко!… Постигнатият прогрес не се е закрепвал. Децата повтаряли грешката на бащите си, мъдрите хора се превръщали в прах и отнасяли опита си в гроба. Човечеството не е могло да задържа опознатото от негови отделни представители, но през последните пет хиляди години то е постигнало значителни успехи. Писмеността — да се фиксират мислите — ни предава макар и част от знанията и постиженията на нашите прадеди. Но най-често това изкуство, ръководено от славолюбието, ни е запазвало само съдбоносните грешки на човечеството. Знанието дълго е оставало привилегия на кастата на жреците.

Те са го охранявали строго и го пазели в тайна. Но в края на краищата хората публикували всички свещени писания. Изкуството на книгопечатането, нямащо даже пет века, с основание се нарича изкуство за запазване на всички останали изкуства. Това, разбира се, невинаги е вярно. Почти всички наши съвременни вестници и книги не съобщават и не закрепват нищо ценно. Те разпространяват всевъзможни глупости, истинско маймунско бъбрене.

Пумпели разказва за един японец, който около 1870 г. намерил английско техническо ръководство за доменни пещи и два речника: англо-холандски и холандско-японски. С помощта на тези три книги той монтирал и пуснал в действие отлична доменна пещ. Ето какво може да се направи с добре написана инструкция! Точното описание на машините, измислени от Архимед за защита на Сиракуза от римляните, не е стигнало до нас. А тези машини биха били интересни за нас — те са вдигали във въздуха цели кораби и са ги хвърляли в морето или срещу скалите.

На пръв поглед създаването на карти и планове е било много лесна работа за човечеството. Ползата от тях е очевидна: с добър план и точна карта в ръце пътешественикът може да опознае някой чужд град или страна по-добре от местните жители.

По мое предложение в нашата кантора окачиха на видно място карта на град Бостън; работата е там, че нито един бостънски жител (без професионалните престъпници може би) не може да избира правилно най-късия път от едно място на друго. Диваците, които много пътешествуват по суша или плават по море и затова действително имат нужда от карти, могат отлично да ги чертаят. По карта, нахвърлена от една дива ескимоска, сър Едуард Пери открил прохода през Хекла. Но колкото по-висока цивилизация създава картата, толкова повече всевъзможни измислици и фантазии за миналото съдържа тя. До нас са стигнали египетски карти, съставени 1400 години преди н.е. въпреки дългата си история картографията едва в последно време започна да постига значителни успехи. Грешките се вкореняват, истината се забравя, а движението напред се извършва бавно. Казват, че в картите на крайбрежието на Аляска, издадени от правителството на Съединените щати през 1900 г., е допусната грешка с цели 30 мили. Почти всички картографски учреждения, които работят с търговски цели, все още изобразяват планинските вериги като гъсеници, а бреговите линии ограничават със светлосиня ивица. Що се отнася до железопътните карти, за тях няма какво да се говори.

Първите карти на нашите западни равнини не са се снимали на място, а са били изготвяни как да е в централните канцеларии. Затова при строежа на линията Колорадо — Небраска групите от запад и изток се разминаха с четири и половина мили. Правителството плаща добре за точни топографски снимки, но тези снимки се правят по много своеобразен начин: отпред по границата подскачал човек с бъчва уиски, след него в галоп подскачали няколко „топографа“ — индианци, в пълна бойна окраска; вместо да забиват в земята обгорени пръти, както е според закона и уговорката, те забивали изгорели кибритени клечки. Съставените въз основа на тези снимки карти не могат, разбира се, да се смятат за особено ценен инструктивен материал. Съвременните геоложки и геодезически карти, съвременните карти на бреговата линия са великолепни и са над всяка критика; но за да се постигне такова съвършенство, беше нужно много време.

Веднъж ми предложиха да вложа пари в златните мини в Уайоминг. Предвиждаше се промиването да се прави по хидравличен начин. След като проучих геоложката карта на местността, веднага разбрах, че не може да се създаде струя с необходимото налягане и промиването няма да бъде възможно. Не зная какво стана с този проект, когато се появиха усъвършенствуваните машини. При друг случай дадох отрицателно заключение за проект за прокопаване на канал в Аляска. Водоразделът, който се намираше над предполагаемия канал, съвсем точно се виждаше на правителствената карта, годишното количество на валежите също беше известно. Инициаторите на проекта твърдяха, че валежите достигат до пет хил. дюйма, а те бяха не повече от 500. Но въпреки това парите бяха вложени и работата започна. Следващата година инициаторите съобщиха, че сезонът бил необикновено сух, а още след година цялото предприятие фалира.

Законодателството на почти всички наши щати израсна от бившето английско право, а в щатите с испанско или френско население — от римското право. В Англия обикновеното право е създадено на основа на обичаите, които са закрепени от съдилищата или с парламентарни актове. Сборниците от закони в някои наши щати правят опит да разгърнат основните принципи в редица системни закони, регулиращи конкретните случаи. Понякога това е полезно, а понякога не е.

Лорд Уълсли смята, че Наполеон е притежавал най-големия ум, какъвто някога е познавало човечеството. Когато е бил пръв консул, Бонапарт лично е работил над формирането на гражданския кодекс. Той е искал да го изложи така ясно, че всички закони да бъдат разбрани и от най-неграмотния селянин. Френският език се отличава с изключителна ясност и определеност, а французите изобщо са изключително големи поклонници на логиката. Заедно с Бонапарт над гражданския кодекс са работили, помагали са му и са се ползвали от неговата помощ най-големите умове на френския юридически свят. Затова кодексът на Наполеон е бил най-великолепният сборник от писани стандартни инструкции. Но той е само един от седемте велики организационни акта, оформени от Наполеон под формата на писани инструкции и доживели до днес почти без изменения.

Главна слабост на американците е, че те се плашат от трудностите и вместо упорито да вървят напред и да побеждават пречките, бързат да се върнат. Всички знаят, че парните машини „компаунд“ изразходват повече въглища и вода, отколкото обикновените машини. Във Франция и Германия принципът на компаунда беше приложен с голям успех в локомотивите. Той, разбира се, силно увеличи парното налягане. Американските железопътни линии пристъпиха към този принцип без съответна подготовка, знания и достатъчно точни чертежи. В резултат се появиха затруднения, предизвикани отчасти от някои други неизгодни последици от новия принцип. При изпробването компаундите се оказаха твърде скъпи; освен това се изясни, че тяхната експлоатация и ремонт са свързани с много големи трудности. И почти всички американски железопътни линии, вместо като френските и германските да усъвършенствуват машините-компаунди и да се възползват от несъмнените изгоди от основния принцип, съвсем се отказаха от този принцип. С други думи, не крайните цели, а удобството на момента изигра решаваща роля.

Вече говорих за огромните успехи на американския флот. Тези успехи се осъществиха само защото военното командуване вървеше само напред и не допускаше нито една крачка назад. Всички успехи на флота са отразени в дебела книга с инструкции и проекти за подобрения. В нея е изложена цялата най-висока съвременна техника на артилерията. Изложена е под формата на твърди писани инструкции, но те постоянно се бомбардират с нови предложения. Всички предложения, колкото и да са безсмислени на пръв поглед, грижливо се обработват и се публикуват за сведение на всички заинтересовани лица. Плявата се отсейва от зърното, авторите на разумни предложения се награждават с общото признание, а съчинителите на всевъзможни глупости са предмет на присмех сред другарите си. Хората, които съставят нашите флотски инструкции и се занимават с анализ на бойните методи и тяхната резултатност, не губят време да следят работата на съперниците си — европейците. Те знаят, че ако човек иска да открие Северния полюс, трябва да тръгне на север и да върви колкото може по-бързо, без да губи време и пари за разузнаване как се готвят за същото други пътешественици. Те знаят, че който иска да стреля бързо, надалече и точно от носещия се по бурното море кораб, трябва да стреля колкото може по-бързо, да улучва далечни мишени, а не да шпионира чуждата работа.

Тази позиция на морското ведомство ми напомня поведението на един голям американски зърнотърговец-експортьор, който показал на един учен унгарец всички зърнотранспортни системи, чрез които житните поля на Дакота са свързани с трансатлантическите параходи. „Защо показвате нашата техника на чужденците, бъдещи конкуренти и съперници?“ — го попитали. „Защото те не ще разберат и половината от това, което ще видят, и не ще запомнят и половината от това, което ще разберат, а докато те прекопират от нас това, което имаме, всичко вече ще остарее; дотогава ние ще успеем да отидем десет години напред.“ Разбира се, това е вярно, но само за областите, в които чужденците са изостанали от нас, но не и за онези, в които ние сме изостанали от тях. За да се върви напред, трябва не да се копира, а да се твори.

Правителството на Съединените щати създаде твърди, писани инструкции не само в областта на картографията, морската артилерия и селското стопанство. Спецификациите, пуснати от снабдителния отдел при нашето морско министерство, са пълни и безусловно съвременни.

За да може едно производствено или друго предприятие действително да напредва, необходимо е не само да се вземат под внимание всички успехи, но и грижливо, системно да се документират. Във всеки завод, във всяко учреждение има много обикновени, влезли в постоянна практика методи, които все по-дълбоко се вкореняват. Това са обикновено неписани правила, които се тълкуват напълно произволно. Обикновено всички традиции се съсредоточават в главата на някой стар служител, който ги предава на новите. Така например в древните времена единственият източник на исторически знания била паметта на старците поети и певци.

Ние знаем случая, когато майсторите направо отказват да съобщят на новите служещи как се върши една или друга работа. Производствената квалификация се смята за лична тайна. Историята на медодобивната дейност е изпълнена с такива тайни. Един англичанин-инструменталчик уверяваше, че познавал хубавата стомана по миризмата и собствениците му вярваха. Всеки път, когато в един или друг завод започва работа за съставяне законите за текущата практика, в тях се намират невероятно много противоречия, бърканица и неопределеност, безкрайни усложнения в най-обикновените неща, безбройни пропуски, които не трябва да съществуват.

Работата по прилагането на изложените десет принципа на производителността може и непременно трябва да се документира, да се свежда до твърди стандартни инструкции така, че всеки работник в предприятието да разбира цялата организация и своето място в нея. Но в много заводи няма никакви писмени инструкции, освен второстепенните спомагателни „правила за вътрешния ред“, които се излагат в недопустимо груба форма и завършват със заплаха за уволнение.

Спомням си за един хитър управител: когато директорът на фабриката му предложил да окачи нов оскърбителен за работниците правилник, той скромно отбелязал, че този правилник ще се спазва по-добре, ако под него стои подписът на самия директор. Окачил го на стената и скоро той бил покрит с най-непочтени допълнения, коментари и епитети. Управителят не загубил своя престиж.

Истинските цели на предприятието могат да се изразят с няколко думи. Един от девизите на американския флот е: „производителност и икономия“. Този девиз се развива в редица точни и специални правила. Пред мен е следният документ.

Морско министерство

Вашингтон, 22 април 1911 г.

Предлагаме да се обърне внимание на заповед № 36 от 20 август 1909 година.

Стремежът да се икономисват каменни въглища не трябва да довежда до отслабване на производителността на работата на корабите или да влияе вредно върху здравето и удобството на персонала. Най-строго се забранява заради икономията да се намалява работата на кулите и машините или да се ограничава отоплението, осветлението, вентилацията и порционът на прясната вода.

Трябва да се отбележи, че това разпореждане има за цел не да увеличи усилията, а, обратно, да задържи безразсъдно усърдните; то трябва да стимулира хората, които са обхванати от мързел и работят непроизводително, да задържа прекалената производителност на хората, които работят радостно и бодро и затова се престарават. То не създава „бясно препускане, в което оживяват само силните“, а, обратно, пази интересите на всички. Дисциплината и справедливостта не изискват обширни начални инструкции, въпреки че и дисциплината, и справедливостта задължително отслабват автоматизма.

Сборникът от стандартни писани инструкции е кодификация на законите и практиката на предприятието. Всички тези закони, обичаи и практически методи трябва грижливо да се обследват от компетентен и висококвалифициран работник, а след това да се обобщят писмено. Още по-добре е, ако този работник има юридическо образование. Да се изясни действителната, фактическата практика на предприятието е много трудна и отнемаща много време работа. Различните работници, като се започне от самия председател на управителния съвет, могат да имат най-различни възгледи и теории, докато истинската практика, без да се съобразява с тези възгледи, постоянно се изменя.

Много често се случва директорът или председателят на управителния съвет да не знае как фактически се води работата в управляваното от него предприятие. Хората не правят това, което им се казва, а това, което могат. Нашата цел трябва да бъде не да изясняваме какво се смята за практика на предприятието, а да се изясни каква е тази практика.

Като се постигне тази цел, трябва да се съгласуват всички противоречия, да се изхвърли излишното и да се добави необходимото. След завършването на тази съзидателна работа в ръцете ни се появява предварителният справочник. При изпробването му на практика той почти винаги ще се окаже слаб, непълен или противоречив. Но за да го направим практически годен, трябва да не отстъпваме пред трудностите, да не изхвърляме извършената работа през прозореца, да не се връщаме към предишното състояние на анархия, а да продължим разработването и съгласуването. Тъй като справочникът се състои от редица правила или указания, той може многократно да се попълва и изменя. Внасянето на новите правила трябва да се възложи на квалифициран и интересуващ се от тази работа сътрудник, при когото трябва да постъпват и всички предложения. Всъщност справочникът се създава не от този сътрудник, а от колективния опит на цялото предприятие. Справочникът се подписва от главния ръководител. Освен това могат да се наложат и допълнителни парафи на началниците на поделенията. Така например правилата за монтиране и поддържането на шайбите трябва да се съставят от завеждащия ремонтната част; сумирането и редакцията на тези правила се падат на „кодификатора“, а след това правилата се предават за подпис не само на председателя и директора, а и на председателя на управителния съвет, на завеждащите цеховете и работилниците и дори на майстора по поддържането на каишите. Ако този майстор не хареса правилата, той може да не ги подписва, докато не постигне своето или докато не му докажат, че не е прав. Но щом веднъж правилата са подписани, той не смее да отстъпва от тях. Естествената склонност винаги ни влече към анархия и индивидуален произвол, но трябва да се помни, че анархията не довежда до нищо добро.

Така постепенно се създава истинският кодекс от писани инструкции, повечето от които са предложени и разработени от самите работници и служещи. Функцията на отчета, ако ние искаме тя действително да се изпълнява бързо, точно и пълно, ще заеме много страници в тези инструкции. Нормализирането на условията също. В края на краищата справочникът може да се разрасне в цял том, но повече място ще трябва да се отреди на нормирането на операциите. Съществува мнение, което се проповядва с голям патос (все пак то е неграмотно), че стандартните инструкции убивали в работника инициативата, превръщали го в автомат. Да се работи по най-бързия и лек начин означава да се намаляват усилията, без да се намаляват резултатите, и да се освобождава мозъкът за по-висока инициатива, за изобретяване и разработване на по-добри методи.

Авиаторът, който взема 72 мили в час, проявява максимална за нашето време инициатива. Но същевременно той в огромна степен е свързан с условията на своя мотор. За него няма по-желани от стандартните инструкции, които биха му позволили да поддържа хода на мотора и равновесието на апарата автоматически, без участие на съзнанието, което по този начин би се освобождавало за нова инициатива, за изработване на нови, още по-добри методи за тази дейност.

Предприятието, което няма писани инструкции, не може да напредва. Писаните инструкции ни дават възможност да постигаме все нови и нови успехи. Не минаха и десет години от изобретяването на безжичния телеграф и нашето крайбрежие се покри с антени на съперничещите помежду си системи и зад океана полетяха телеграми. Полетите на по-тежки от въздуха апарати започнаха само преди осем години^[1], а тези апарати издигат дванадесет пътника и прелитат по 72 мили в час. Пет години планово и регистрирано движение напред дават повече, отколкото двадесет години случайни опити, чиито резултати остават само в паметта на сменящите се служещи.